Boekhoudkoppeling

Wat doet de boekhoudkoppeling?

De boekhoudkoppeling maakt per dag per bar één memoriaalboeking, uit dezelfde dagstaten als de rapportage. Daarin staat de omzet per btw-tarief met de btw apart, daartegenover waar het geld heen ging (de kas, de pin, de openstaande bonnen, en munten en saldo die al eerder waren betaald), en de kasmutaties zoals inleg, opname en het kasverschil. Elke boeking sluit.

Onder De boeking van een periode bij Geld › Boekhoudkoppeling zie je de boekingen voordat ze de deur uit gaan. Zie je Boekhoudkoppeling niet in de zijbalk, dan neemt jullie club die module niet af; neem dan contact op met de leverancier.

In het clubportal: Geld › Boekhoudkoppeling

Zie ook: Met welke boekhoudpakketten werkt TB-POS? · Hoe maak ik het importbestand voor ons boekhoudpakket? · Hoe vul ik het rekeningschema in?

Met welke boekhoudpakketten werkt TB-POS?

TB-POS maakt een importbestand voor e-Boekhouden.nl, SnelStart, Exact Online en Conscribo. Je kiest het pakket bij Pakket, onder Welk boekhoudpakket; daaronder staat waar je het bestand in dat pakket inleest.

Met Conscribo kan het sinds versie 1.86.0 ook zonder bestand: dan boek je de dagen rechtstreeks in Conscribo. Bij de andere pakketten zet TB-POS de boekingen niet zelf in je pakket: je leest het bestand in, of je boekhouder haalt de boekingen op met een sleutel. Een rechtstreekse koppeling met Exact Online kan nog niet. Gebruik je een ander pakket, dan kun je de boekingen als PDF, Excel of CSV downloaden.

In het clubportal: Geld › Boekhoudkoppeling

Zie ook: Hoe maak ik het importbestand voor ons boekhoudpakket? · Hoe boek ik de omzet rechtstreeks in Conscribo? · Hoe laat ik onze boekhouder de boekingen zelf ophalen?

Hoe maak ik het importbestand voor ons boekhoudpakket?

1. Ga naar Geld › Boekhoudkoppeling.
2. Kies bij Pakket jullie boekhoudpakket, als dat nog niet is gedaan.
3. Kies onder De boeking van een periode de periode met Van en Tot en met, en kijk de boekingen na.
4. Klik op Importbestand voor met de naam van jullie pakket erachter.
5. Lees het bestand in je pakket in.

Elke boeking heeft een eigen kenmerk. Geen van de pakketten weigert uit zichzelf een dubbele boeking, dus zoek op dat kenmerk voordat je een periode opnieuw inleest. Het pakket kiezen kan een beheerder of penningmeester.

In het clubportal: Geld › Boekhoudkoppeling

Zie ook: Hoe vul ik het rekeningschema in? · Wat betekent een bedrag op Te verklaren verschil in de boeking?

Hoe boek ik de omzet rechtstreeks in Conscribo?

Kies bij Geld › Boekhoudkoppeling bij Pakket voor Conscribo. Dan verschijnt de kaart Rechtstreeks naar Conscribo.

1. Maak in Conscribo een aparte gebruiker voor de koppeling, met rechten op de rekeningen uit jullie rekeningschema.
2. Vul Naam van de administratie, Gebruiker voor de koppeling en Wachtwoord in en klik op Bewaren.
3. Klik op Verbinding testen. Je ziet dan ook of alle rekeningen uit het rekeningschema in Conscribo bestaan.
4. Kies onder Boeken de periode, klik op Bekijk wat er gaat en daarna op Boeken.

Een dag die al in Conscribo staat, gaat er nooit nog een keer in, en een dag die nog loopt, boek je niet. Probeer het eerst op een proefadministratie. Dit doen de beheerder en de penningmeester.

In het clubportal: Geld › Boekhoudkoppeling

Zie ook: Met welke boekhoudpakketten werkt TB-POS? · Hoe vul ik het rekeningschema in?

Hoe vul ik het rekeningschema in?

Onder Rekeningschema bij Geld › Boekhoudkoppeling vul je in welke grootboekrekening waarvoor wordt gebruikt: per btw-tarief de Omzetrekening, de rekening voor de Af te dragen btw en eventueel de Btw-code in het pakket, en daaronder de overige rekeningen, zoals Kas, Kruispost pin en Kasverschillen. Klik daarna op Opslaan.

De nummers die er standaard staan, zijn een veelgebruikte indeling en geen voorschrift. Loop ze met je boekhouder na voordat de eerste boeking de deur uit gaat. Terug naar de standaardindeling zet de standaardnummers terug in het formulier; klik daarna op Opslaan. Dit kan een beheerder of penningmeester.

In het clubportal: Geld › Boekhoudkoppeling

Zie ook: Hoe maak ik het importbestand voor ons boekhoudpakket?

Hoe laat ik onze boekhouder de boekingen zelf ophalen?

Maak een sleutel voor de boekhouder. Daarmee kan zijn pakket of hijzelf de boekingen, de dagstaten en het rekeningschema van jullie club ophalen, en verder niets: geen kassa, geen prijzen, geen leden, en niets wijzigen.

1. Ga naar Geld › Boekhoudkoppeling, naar Sleutels voor de boekhouder.
2. Vul bij Voor wie is deze sleutel? een naam in, bijvoorbeeld die van de boekhouder.
3. Klik op Sleutel aanmaken.
4. Kopieer de sleutel met Kopiëren, geef hem door en klik op Ik heb hem.

De sleutel is maar één keer te zien. Raakt hij kwijt, maak dan een nieuwe en trek de oude in met Intrekken. In de lijst zie je wanneer een sleutel voor het laatst is gebruikt. Alleen een beheerder kan sleutels maken en intrekken; er kunnen er tien tegelijk in gebruik zijn.

In het clubportal: Geld › Boekhoudkoppeling

Zie ook: Wat doet de boekhoudkoppeling?

Wat betekent een bedrag op Te verklaren verschil in de boeking?

Elke boeking moet sluiten, anders neemt geen boekhoudpakket hem aan. Loopt er iets uiteen, dan zet TB-POS dat verschil op de rekening Te verklaren verschil, met een waarschuwing boven de boekingen. Het wordt dus niet weggewerkt, maar zichtbaar gemaakt.

Meestal komt het door een bon van een eerdere dag die later is teruggedraaid of weggeboekt. Bespreek met je boekhouder hoe je het verwerkt.

In het clubportal: Geld › Boekhoudkoppeling

Zie ook: Hoe maak ik het importbestand voor ons boekhoudpakket?