Leden en passen

Hoe voeg ik een lid toe?

1. Ga naar Mensen › Leden en passen.
2. Klik op Lid toevoegen.
3. Vul het Lidnummer en de Naam in. Een lidnummer mag maar één keer voorkomen. Een e-mailadres mag erbij, maar hoeft niet.
4. Klik op Toevoegen.

Daarna koppel je een pas en kun je saldo opwaarderen. Aan de kassa kan een vrijwilliger ook een lid aanmaken, met telefoon en e-mail erbij; het lidnummer komt er dan vanzelf bij. Een lid toevoegen kan een beheerder of penningmeester.

Een ledenlijst uit Excel of uit de ledenadministratie inlezen kan niet. Je voegt leden één voor één toe.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Hoe koppel ik een pas aan een lid? · Hoe waardeer ik saldo op in het portal? · Kan ik de naam of het e-mailadres van een lid wijzigen?

Hoe koppel ik een pas aan een lid?

1. Ga naar Mensen › Leden en passen en zoek het lid op.
2. Klik bij het lid op Beheren.
3. Vul bij Nieuwe pas (UID of pasnummer) het nummer in: bij een pas met chip (NFC) de UID van de kaart, bij een geprinte pas het pasnummer.
4. Klik op Pas koppelen.

Een lid kan meer passen hebben, maar een pas hoort maar bij één lid. Staat de pas al op naam van iemand anders, dan meldt het portal dat. Aan de kassa kan een pas ook worden ingeleerd door hem tegen de paslezer te houden.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Een lid is zijn pas kwijt. Wat doe ik? · Kan ik een geblokkeerde pas weer gebruiken?

Een lid is zijn pas kwijt. Wat doe ik?

Blokkeer de pas. De kassa weigert hem dan met de melding dat de pas is geblokkeerd. Het saldo hoort bij het lid en niet bij de pas, dus dat blijft staan.

1. Ga naar Mensen › Leden en passen en klik bij het lid op Beheren.
2. Klik onder Passen bij de kwijtgeraakte pas op Blokkeren.
3. Koppel een nieuwe pas bij Nieuwe pas (UID of pasnummer) en klik op Pas koppelen.

Blokkeren gebeurt meteen, zonder extra vraag, en is niet terug te draaien. Aan de kassa kan een pas niet worden geblokkeerd; dat gaat alleen hier, door een beheerder of penningmeester.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Hoe koppel ik een pas aan een lid? · Kan ik een geblokkeerde pas weer gebruiken?

Kan ik een geblokkeerde pas weer gebruiken?

Nee. Een geblokkeerde pas kun je niet weer vrijgeven. Een kaart die ooit aan een lid is gekoppeld, blijft bij dat lid horen, ook als hij geblokkeerd is: probeer je hem opnieuw te koppelen, dan krijg je de melding dat de pas al op naam van dat lid staat. Geef het lid daarom een nieuwe pas.

Er is één uitzondering: is het vorige lid geanonimiseerd, dan is zijn kaartnummer gewist en kan de kaart opnieuw worden gekoppeld.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Een lid is zijn pas kwijt. Wat doe ik? · Hoe verwijder ik een lid of zijn gegevens?

Hoe waardeer ik saldo op in het portal?

1. Ga naar Mensen › Leden en passen en klik bij het lid op Beheren.
2. Vul bij Bedrag (in euro) het bedrag in.
3. Kies bij Hoe betaald hoe het lid heeft betaald: Pin, Contant of iDEAL.
4. Klik op Opwaarderen.

Het portal legt alleen vast hoe er is betaald; het int zelf geen geld. Een opwaardering in het portal telt niet mee in de kassalade, ook niet als je Contant kiest. Er kan hoogstens € 10.000 per keer op. Opwaarderen is nog geen omzet: de btw volgt pas als het lid met het saldo iets koopt. Dit kan een beheerder of penningmeester.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Hoe haal ik saldo van een pas af, bijvoorbeeld om het uit te betalen? · Kan een lid zelf saldo op zijn pas zetten, bijvoorbeeld online? · Wanneer telt saldo op een ledenpas voor de btw?

Kan een lid zelf saldo op zijn pas zetten, bijvoorbeeld online?

Nee. Er is geen app of website waarop een lid zelf saldo op zijn pas zet, en TB-POS int zelf geen geld.

Opwaarderen kan op twee plekken:

• Aan de bar: tik op Passen, zoek het lid op en tik op Opwaarderen. Het lid betaalt contant of pint.
• In het clubportal bij Mensen › Leden en passen: een beheerder of penningmeester vult het bedrag in en kiest bij Hoe betaald hoe het lid betaalde.

Maakt een lid zelf geld over naar de club, dan komt dat dus niet vanzelf op zijn pas. Iemand van de club zet het erop met Opwaarderen.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Hoe waardeer ik saldo op in het portal? · Hoe waardeer ik een ledenpas op aan de bar?

Hoe haal ik saldo van een pas af, bijvoorbeeld om het uit te betalen?

1. Ga naar Mensen › Leden en passen en klik bij het lid op Beheren.
2. Vul bij Bedrag (in euro) het bedrag in dat eraf moet.
3. Kies bij Hoe betaald voor Correctie. De knop heet dan Afboeken.
4. Klik op Afboeken.

Het bedrag gaat van het saldo af en staat bij de correcties in de Saldo-aansluiting. Afboeken kan tot nul en niet verder: meer eraf halen dan erop staat, weigert het portal. Het geld zelf geef je buiten TB-POS om terug. Aan de kassa kan er geen saldo van een pas af; dat gaat alleen hier, door een beheerder of penningmeester. Heeft de club de module Ledenpassen en saldo opgezegd, dan kan afboeken nog wel, maar opwaarderen niet meer.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Hoe waardeer ik saldo op in het portal? · Hoe verwijder ik een lid of zijn gegevens? · Wat zie ik bij de Saldo-aansluiting?

Waar zie ik wat er met het saldo van een lid is gebeurd?

Een lijst met alle opwaarderingen en bestedingen per lid staat (nog) niet op het scherm. Op de lidkaart zie je alleen het huidige saldo.

Wil je het toch nakijken, gebruik dan Gegevens downloaden onder Privacy op de lidkaart. Dat bestand is bedoeld voor een inzageverzoek en bevat alles wat er over dit lid is vastgelegd, ook elke opwaardering en elke betaling met saldo. Dat kan een beheerder of penningmeester. De totalen van alle leden samen staan bij Geld › Rapportage, op het tabblad Saldo-aansluiting.

Geld dat een lid zelf naar de club overmaakt, komt niet vanzelf op zijn pas. Een beheerder of penningmeester zet het erop met Opwaarderen.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Een lid wil weten welke gegevens we van hem hebben. Hoe doe ik dat? · Kan een lid zelf saldo op zijn pas zetten, bijvoorbeeld online? · Wat zie ik bij de Saldo-aansluiting?

Een lid wil weten welke gegevens we van hem hebben. Hoe doe ik dat?

1. Ga naar Mensen › Leden en passen en klik bij het lid op Beheren.
2. Klik onder Privacy op Gegevens downloaden.
3. Stuur het bestand naar het lid.

In het bestand staat alles wat TB-POS over dit lid vastlegt: lidnummer, naam, telefoon en e-mail, zijn passen, zijn saldo, de openstaande bonnen op zijn naam en de gebeurtenissen die bij hem horen, zoals opwaarderingen en betalingen met saldo. Dit kan een beheerder of penningmeester. Elke download wordt vastgelegd, met wie het deed en wanneer.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Hoe verwijder ik een lid of zijn gegevens? · Kan ik zien wie de gegevens van een lid heeft gedownload? · Waar zie ik wat er met het saldo van een lid is gebeurd?

Kan ik zien wie de gegevens van een lid heeft gedownload?

Ja. Onderaan Mensen › Leden en passen staat de kaart Wie heeft ledengegevens gedownload. Elke keer dat iemand bij een lid op Gegevens downloaden klikt, staat daar wanneer, bij welk lidnummer en door wie, ook als het iemand van TB-POS was. Je ziet de laatste honderd keer.

Alleen een beheerder ziet deze kaart. Het bekijken van leden wordt niet vastgelegd, alleen het downloaden: dan verlaten de gegevens het systeem.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Een lid wil weten welke gegevens we van hem hebben. Hoe doe ik dat? · Hoe verwijder ik een lid of zijn gegevens?

Hoe verwijder ik een lid of zijn gegevens?

Een lid helemaal verwijderen kan niet: zijn bonnen en saldomutaties horen bij de administratie, en die moet zeven jaar bewaard blijven. Wat wel kan, is anonimiseren. Dan gaan naam, telefoon, e-mail en het kaartnummer weg, worden zijn passen geblokkeerd en heet hij voortaan Gewist lid met zijn lidnummer erachter.

1. Ga naar Mensen › Leden en passen en klik bij het lid op Beheren.
2. Klik onder Privacy op Anonimiseren….
3. Vul bij Waarom de reden in.
4. Klik op Definitief anonimiseren.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Een lid wil weten welke gegevens we van hem hebben. Hoe doe ik dat? · Hoe haal ik saldo van een pas af, bijvoorbeeld om het uit te betalen?

Kan ik de naam of het e-mailadres van een lid wijzigen?

Nee, dat kan (nog) niet. Naam, lidnummer, telefoon en e-mail van een bestaand lid zijn in het portal en aan de kassa niet te wijzigen. Op de lidkaart beheer je de passen, het saldo en de privacy van het lid.

In het clubportal: Mensen › Leden en passen

Zie ook: Hoe voeg ik een lid toe? · Hoe verwijder ik een lid of zijn gegevens?

Waarom zie ik Leden en passen niet in het portal?

Leden en passen hoort bij de module Ledenpassen en saldo. Neemt jullie club die module niet af, dan staat het scherm er niet. Wil je hem gebruiken, neem dan contact op met de leverancier.

Is de module uitgezet nadat jullie hem hebben gehad, dan blijft het scherm staan met een melding erboven. Je kunt de leden dan nog inzien, passen blokkeren en saldo afboeken of uitbetalen, maar er kunnen geen leden, passen of saldo meer bij.

Zie ook: Hoe haal ik saldo van een pas af, bijvoorbeeld om het uit te betalen?