Rapportage

Welk tabblad van de rapportage heb ik nodig?

Alles staat bij Geld › Rapportage, in tabbladen. Elk bedrag is berekend uit de bonnen zelf.

• Overzicht: het boekjaar naast vorig jaar.
• Dagstaat, Kasboek en Kassajournaal: per dag per bar, het contante geld, en elke bon met elke regel. Hier vraagt een controleur als eerste om.
• Btw-aangifte: de rubrieken van de aangifte, per kalenderkwartaal.
• Fondsenwerving: de grens voor de kantineomzet, en de export voor de accountant.
• Omzet: per bar, productgroep, medewerker en uur.
• Kas en kasverschillen: wat er in de lade hoort, en elke telling.
• Saldo-aansluiting en Munten: het saldo op de ledenpassen en de munten in omloop.
• Alcoholverantwoording en Integriteit: de schenktijden, en de controle op de administratie.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Wat staat er op het tabblad Overzicht? · Wat staat er op de dagstaat? · Hoe kies ik de periode of het boekjaar in de rapportage?

Wat staat er op het tabblad Overzicht?

Het Overzicht zet het boekjaar naast het jaar ervoor: Omzet, Bonnen, Gemiddelde bon, Btw over de omzet, Brutomarge, Weggeboekt en Kasverschil. Daaronder staan de maanden naast vorig jaar, in de volgorde van het boekjaar, en de omzet per bar en wat er het meest is verkocht.

Naast de kop Boekjaar kies je een ander boekjaar. In welke maand het boekjaar begint, stel je in bij Instellingen › Instellingen, onder Boekjaar.

De brutomarge kan alleen worden berekend als er bij de artikelen een inkoopprijs is ingevuld. Ontbreekt die bij een deel, dan staat erbij hoeveel regels geen inkoopprijs hadden; de marge is dan te hoog.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoe kies ik de periode of het boekjaar in de rapportage? · Waarom is de omzet op twee plekken in de rapportage niet gelijk?

Wat staat er op de dagstaat?

De Dagstaat (in kassataal de Z-afslag) geeft per dag per bar het aantal bonnen, de omzet bruto en de btw, wat er in de lade hoorde, wat er is geteld, het verschil en wat er naar de kluis ging. Klik op een regel voor de uitsplitsing: per btw-tarief, per betaalwijze, wat er is weggeboekt, wat er aan openstaande bonnen contant of per pin is voldaan, en welke afwijkende handelingen er waren.

Dit is het overzicht waar een controleur als eerste om vraagt. Een tegenboeking telt op de dag waarop hij is gemaakt, niet op de dag van de oorspronkelijke bon. Zo verandert een afgedrukte dagstaat achteraf niet meer. Je kunt de dagstaat downloaden als PDF, Excel of CSV.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoe zie ik de omzet van gisteren? · Wat staat er in het kasboek? · Welke overzichten kan ik downloaden, en in welk formaat?

Hoe zie ik de omzet van gisteren?

1. Ga naar Geld › Rapportage en kies het tabblad Dagstaat.
2. Zet Van en Tot en met allebei op die dag.
3. Je ziet per bar een regel met de bonnen, de omzet en de btw. Klik op de regel voor de uitsplitsing per btw-tarief en per betaalwijze.

Voor een langere periode, zoals een toernooiweekend, zet je Van op de eerste en Tot en met op de laatste dag. Aan de kassa staat de omzet van vandaag van die ene kassa achter Dagstaat van vandaag, in de Kas.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Wat staat er op de dagstaat? · Wat zie ik op het tabblad Omzet? · Waarom telt een verkoop op een latere dag?

Wat staat er in het kasboek?

Het Kasboek toont per bar en per dag het contante geld: contante verkoop, inleg, opname, pinnen voor contant, wat er is geteld, het verschil, wat er naar de kluis ging en het saldo dat meeloopt. Het saldo begint niet bij de gekozen periode maar bij de eerste kasmutatie van de club; daarom staat er een beginsaldo boven.

Pinnen voor contant is geen omzet maar wel een kasmutatie: er gaat geld uit de lade en er komt een pinbetaling voor terug. Wat in het portal is geboekt en bij geen enkele lade hoort, staat apart onder 'buiten een bar om'. Onderaan staat het kasverschil over de periode. Downloaden kan als PDF, Excel of CSV.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoeveel geld hoort er volgens TB-POS in de lade? · Hoe beoordeel ik de kasverschillen?

Hoe vind ik een bon terug?

1. Ga naar Geld › Rapportage en kies Kassajournaal.
2. Zet Van en Tot en met op de dag van de bon.
3. Je ziet per bon de tijd, de bar, de medewerker, het bedrag en de status. De nieuwste staat bovenaan.
4. Klik op de bon voor de regels.

Er staan 100 bonnen tegelijk; met de knop onderaan laad je er meer. Ook afgebroken en weggeboekte bonnen staan erin, en een tegengeboekte regel blijft staan met tegengeboekt erachter. Een bon verdwijnt dus nooit spoorloos: een afgebroken bon staat erin met de status AFGEBROKEN en de medewerker die de bon begon. Een download van het kassajournaal bevat hoogstens 20.000 bonnen; kies bij meer een kortere periode.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoe draai ik een betaling terug die nooit is ontvangen? · Welke overzichten kan ik downloaden, en in welk formaat?

Wat zie ik op het tabblad Omzet?

Op Omzet zie je over de gekozen periode:

• Totaal in deze periode: de omzet.
• Drukste momenten: de omzet per uur van de dag.
• Per bar, Per productgroep, Per medewerker en Per doelgroep.
• Betaalwijzen, en Best verkocht: de tien artikelen die het vaakst zijn verkocht.
• Weggeboekt en Afwijkende handelingen, zoals afgebroken bonnen en de lade die zonder verkoop openging.

Sinds versie 1.86.0 rekent dit tabblad op dezelfde manier als de Dagstaat: de omzet hier is gelijk aan die van de dagstaten over dezelfde periode, en bij Betaalwijzen staat contant als wat er werkelijk is betaald, na het wisselgeld.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Waarom is de omzet op twee plekken in de rapportage niet gelijk? · Waar zie ik wat er is weggeboekt?

Waarom is de omzet op twee plekken in de rapportage niet gelijk?

Sinds versie 1.86.0 rekenen de Dagstaat, het tabblad Omzet, het Overzicht met Meest verkocht en de Btw-aangifte met dezelfde cijfers. Verschilt de omzet toch, dan ligt het meestal hieraan:

• Een andere periode. Het Overzicht rekent per boekjaar, Fondsenwerving per kalenderjaar en de Btw-aangifte per kalenderkwartaal. Begint jullie boekjaar niet in januari, dan gaat het om andere maanden.
• Correcties tellen op de dag zelf. Een tegenboeking en een teruggedraaide betaling staan op de dag waarop ze zijn gedaan, niet op de dag van de bon.
• Eén kassa of alle kassa's. De Dagstaat van vandaag aan de bar gaat alleen over die ene kassa; de rapportage telt alle kassa's samen.

Voor de boeken en de btw gebruik je de Dagstaat of de Btw-aangifte.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Wat staat er op de dagstaat? · Hoe kies ik de periode of het boekjaar in de rapportage?

Waarom zie ik geen omzet in de rapportage?

Loop deze punten na:

1. Klopt de periode? Kijk bij Van en Tot en met of de dag erin valt. Het Overzicht gaat over het boekjaar dat naast de kop staat.
2. Heeft de kassa alles gestuurd? Bij Apparaten › Kassa's staat bij elke kassa Laatste sync. Een kassa zonder internet stuurt zijn bonnen pas als hij weer online is. Een bon telt in de rapportage op de dag waarop de server hem binnenkreeg.
3. Is het wel omzet? Weggeboekte en afgebroken bonnen, opwaarderen van een ledenpas en pinnen voor contant zijn geen omzet. Betalen met munten telt in de Dagstaat ook niet mee: die omzet viel al bij de verkoop van de munten.

De Dagstaat van vandaag in de Kas aan de bar gaat alleen over die ene kassa. In de rapportage staan alle kassa's samen.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Waarom telt een verkoop op een latere dag? · Hoe kies ik de periode of het boekjaar in de rapportage? · Wat werkt er nog op de kassa als het internet wegvalt?

Waarom telt een verkoop op een latere dag?

Een bon telt in de rapportage op de dag waarop de server hem ontving. Stond een kassa zonder internet, dan stuurt hij zijn bonnen door zodra hij weer verbinding heeft, en dan tellen ze mee op die dag.

In de Dagstaat staat bij zo'n dag een merkje met het aantal bonnen dat later binnen kwam. Klik op de regel voor de uitleg.

Zo verandert een dag die al voorbij is, en misschien al in de boekhouding staat, nooit meer achteraf. Om dezelfde reden telt een tegenboeking op de dag waarop hij is gemaakt.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Waarom zie ik geen omzet in de rapportage? · Wat staat er op de dagstaat? · Wat werkt er nog op de kassa als het internet wegvalt?

Waar zie ik wat er is weggeboekt?

Een weggeboekte bon is niet betaald, bijvoorbeeld consumpties voor het bestuur of de scheidsrechters. Hij telt niet mee in de omzet en niet in de btw-aangifte, maar je ziet hem wel terug, per reden en met het bedrag dat hij gekost zou hebben:

• op het tabblad Omzet, onder Weggeboekt;
• in de Dagstaat, als je op een dag klikt;
• op het Overzicht, bij Weggeboekt, naast vorig jaar.

De redenen stel je in bij Instellingen › Instellingen, onder Wegboeken. Of er over intern verbruik btw moet worden gecorrigeerd, is een vraag voor je boekhouder.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Wat zie ik op het tabblad Omzet?

Hoe kies ik de periode of het boekjaar in de rapportage?

Dat verschilt per tabblad:

• Bij Dagstaat, Kasboek, Kassajournaal, Omzet, Kas en kasverschillen, Munten en Alcoholverantwoording kies je Van en Tot en met. Beide dagen tellen mee.
• Bij Overzicht kies je het boekjaar naast de kop.
• Bij Btw-aangifte kies je Jaar en Kwartaal.
• Fondsenwerving gaat altijd over het lopende kalenderjaar.
• Saldo-aansluiting en Integriteit gaan over alles wat er ooit is vastgelegd.

Een dag loopt volgens de klok van de club: een bon van kwart over twaalf 's nachts hoort bij de nieuwe dag.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Wat staat er op het tabblad Overzicht? · Hoe gebruik ik het tabblad Btw-aangifte?

Wat zie ik op het tabblad Fondsenwerving?

Fondsenwerving houdt de kantineomzet van dit kalenderjaar bij tegen de Grens leveringen, met een meter die waarschuwt voordat de grens is bereikt. Daaronder staat een tweede, lagere grens voor sponsoring, entree en verhuur. Die omzet komt niet door de kassa: vul hem per jaar in bij Instellingen › Instellingen, onder Sponsoring, entree en verhuur. Zolang dat leeg is, zegt de teller daar niets over.

Verder staat hier de btw over het jaar, op twee manieren berekend, en de Export voor de accountant. Wat de grens voor jullie club betekent, bespreek je met je boekhouder.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Moet ik gesplitst of forfaitair aangeven? · Hoe maak ik een export voor de accountant of de Belastingdienst?

Wat zie ik bij de Saldo-aansluiting?

De Saldo-aansluiting is het bewijsstuk voor het saldo op de ledenpassen: wat er is opgewaardeerd, met de correcties erbij en min wat er is besteed, moet precies gelijk zijn aan wat er op alle passen samen staat. Staat er dat de administratie sluit, dan klopt het. Sluit het niet, dan staat er een waarschuwing; zoek dat uit voordat de jaarrekening wordt opgemaakt.

Wat de club in totaal aan haar leden schuldig is, staat bij Openstaand volgens de saldi op de passen. Daaronder zie je per btw-tarief wat er met saldo is betaald, en welke Passen met een negatief saldo er zijn. Aan de bar kan het saldo niet onder nul, en met Afboeken in het portal ook niet. Staat er toch een pas met een negatief saldo, dan is daar met een oudere versie van TB-POS meer van afgeboekt dan erop stond; spreek met de penningmeester af hoe jullie dat met dat lid rechtzetten.

Het getal Openstaand saldo bij Leden en passen telt alleen de leden die op dat moment in de lijst staan, en dat zijn er hoogstens 500.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Wanneer telt saldo op een ledenpas voor de btw? · Hoe haal ik saldo van een pas af, bijvoorbeeld om het uit te betalen?

Hoe zie ik hoeveel munten er nog in omloop zijn?

Op het tabblad Munten staat onder Nog in omloop hoeveel munten er ooit zijn verkocht, hoeveel er zijn ingeleverd, het verschil en wat dat waard is. Dat loopt over de hele geschiedenis, niet over de gekozen periode: een munt van vorig seizoen is vanavond nog geldig. Daaronder zie je wat er in de gekozen periode is verkocht en ingeleverd, ook per dag.

Is het getal negatief, dan is er meer ingeleverd dan verkocht. Dat kan kloppen als er nog munten van vóór TB-POS in omloop zijn. De waarde rekent met wat één munt waard is volgens Instellingen.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoe telt TB-POS de omzet en btw van consumptiemunten?

Wat staat er in de alcoholverantwoording?

De Alcoholverantwoording laat over de gekozen periode zien hoe vaak de kassa alcohol tegenhield buiten de schenktijden, hoe vaak een leidinggevende dat heeft overruled (wie, wanneer en met welke reden), en wie er dienst had: per medewerker hoe vaak hij is ingeklokt.

Sinds versie 1.15.0 legt TB-POS bij alcohol alleen nog de schenktijd vast; een leeftijdscontrole zit er niet in. Het rapport laat zien wat er is vastgelegd. Het is geen garantie dat aan de Alcoholwet is voldaan.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Wat betekent het tabblad Integriteit?

Wat betekent het tabblad Integriteit?

Integriteit controleert of de administratie compleet en onveranderd is. Elke bron, zoals elke kassa en ook het portal, heeft een eigen doorlopende nummering die bij 1 begint; ontbreekt er een nummer, dan staat dat er. Daarnaast wordt van elke gebeurtenis een controlegetal opnieuw uitgerekend, zodat ook een achteraf gewijzigd bedrag opvalt. Wat sinds versie 1.86.0 binnenkomt, krijgt bij ontvangst ook een zegel, zodat het moment van ontvangst niet te verschuiven is.

De kolom Laatste is de vingerafdruk van de laatste gebeurtenis van elke bron. Wie hem opschrijft of de auditfile bewaart, kan later nagaan dat er aan het einde niets is weggehaald. Staat bij de nummers dat de kassa er al meer heeft, dan komt de rest nog binnen.

Staat er dat alle reeksen sluitend zijn, dan is alles in orde. Staat er 'Er klopt iets niet aan de keten', neem dan contact op met de leverancier en wijzig niets meer in de administratie.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Kan ik in het portal een bon wijzigen of verwijderen? · Hoe maak ik een export voor de accountant of de Belastingdienst?