Medewerkers

Hoe voeg ik een medewerker toe?

Een medewerker is iemand die achter de bar met de kassa werkt. Alleen een beheerder van het portal kan er een toevoegen.

1. Ga naar Mensen › Medewerkers.
2. Vul onder Medewerker toevoegen de Naam in.
3. Kies de Rol: Barvrijwilliger, Leidinggevende of Beheerder.
4. Kies bij Aanmelden aan de kassa hoe hij zich aanmeldt.
5. Kies je Gebruikerscode en dan pincode, vul dan ook een Gebruikerscode van 2 tot 6 cijfers en een Pincode van 4 tot 6 cijfers in.
6. Klik op Toevoegen.

De rechten volgen standaard de rol. Zolang de kassa verbinding heeft, haalt hij de nieuwe medewerker vanzelf op.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code? · Welke rollen hebben medewerkers, en wat mogen ze standaard? · Welke gebruikerscode kan ik een medewerker geven?

Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code?

Je kiest het per medewerker bij Aanmelden aan de kassa.

• Naam aantikken, geen code: zijn naam staat in de lijst op de kassa en met één tik is hij aangemeld. Handig voor een vrijwilliger die er af en toe staat. Let wel: iedereen aan de bar kan die naam aantikken.
• Gebruikerscode en dan pincode: zijn naam staat niet op de kassa. Hij typt zijn gebruikerscode en daarna zijn pincode. Aan de kassa heet die code soms inlogcode; het is dezelfde.

Een Barvrijwilliger krijgt standaard naam aantikken, de andere rollen een code. Een Beheerder meldt zich altijd met een code aan. Wie aan de kassa de kas, de lade, de apparaten of het corrigeren van een bon moet kunnen openen, heeft een code nodig: die sloten vragen altijd een code én een pincode.

Wil de club helemaal geen namen op het aanmeldscherm, dan kiest de beheerder dat bij Instellingen, onder Namenlijst op het aanmeldscherm. Dan heeft iedereen een code nodig.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Welke gebruikerscode kan ik een medewerker geven? · Wie mag aan de kassa de kas openen en opmaken? · Kunnen de namen van het aanmeldscherm van de kassa af?

Welke gebruikerscode kan ik een medewerker geven?

Een gebruikerscode is 2 tot 6 cijfers en hoort bij precies één actieve medewerker. Geen enkele code mag het begin zijn van een andere: naast 12 kan dus geen 123. De kassa zoekt de medewerker op zodra de code bij precies één iemand past.

Krijg je de melding dat de code al van iemand anders is, of dat hij botst met een andere code, kies dan een code die niet met die andere begint en ook niet het begin ervan is.

De code wijzig je bij Mensen › Medewerkers: klik op de medewerker, pas de Gebruikerscode aan en klik op Opslaan.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code? · Hoe geef ik een medewerker een nieuwe pincode?

Hoe geef ik een medewerker een nieuwe pincode?

Een pincode is nergens terug te lezen, ook niet door een beheerder: hij wordt onleesbaar opgeslagen. Is iemand hem kwijt, dan geef je hem een nieuwe. Dat doet een beheerder van het portal; een medewerker kan zijn pincode niet zelf wijzigen aan de kassa.

1. Ga naar Mensen › Medewerkers.
2. Klik onder Huidige medewerkers op de medewerker.
3. Vul bij Nieuwe pincode 4 tot 6 cijfers in.
4. Klik op Opslaan.

Kies geen pincode die van een jaartal, een verjaardag of een huisnummer is af te leiden. Wie zich met zijn naam aanmeldt, heeft geen pincode.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Welke gebruikerscode kan ik een medewerker geven? · Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code?

Welke rollen hebben medewerkers, en wat mogen ze standaard?

Elke medewerker heeft een rol, en elke rol heeft standaardrechten. Aanslaan en afrekenen mag iedereen.

• Barvrijwilliger: op de rekening van een lid zetten en een rekening als voldaan afboeken.
• Leidinggevende: daarnaast de kas openen, wisselgeld inleggen en geld opnemen, de kas opmaken en afsluiten, pinnen voor contant, de lade openen zonder verkoop, de apparaten instellen, en een regel van een bon halen of een lege bon weghalen. Hij kan ook verkoop buiten de schenktijden toestaan.
• Beheerder: alles.

Per medewerker kun je met de vinkjes van de standaard afwijken. Voor wat achter een slot zit, zoals de kas en de lade, is altijd een gebruikerscode met pincode nodig. Wie zich met zijn naam aanmeldt, komt daar niet doorheen, ook niet met het recht.

Deze rollen gaan over de kassa. Wie in het portal mag, regel je apart bij Toegang tot dit portal.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Hoe pas ik de rechten van één medewerker aan? · Wie mag aan de kassa de kas openen en opmaken? · Wie mag aan de kassa een openstaande bon corrigeren? · Wie mag aan de kassa de apparaten instellen?

Hoe pas ik de rechten van één medewerker aan?

1. Ga naar Mensen › Medewerkers en klik op de medewerker.
2. Haal het vinkje weg bij Volg de standaard van de rol.
3. Zet of haal de vinkjes bij de rechten die je wilt.
4. Klik op Opslaan.

Laat je Volg de standaard van de rol aan staan, dan schuiven de rechten vanzelf mee als je later de rol verandert. In de kolom Mag zie je of iemand de standaard volgt of hoeveel rechten hij heeft. Alleen een beheerder van het portal kan rechten aanpassen.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Welke rollen hebben medewerkers, en wat mogen ze standaard? · Wie mag aan de kassa de kas openen en opmaken?

Wie mag aan de kassa de kas openen en opmaken?

Daarvoor zijn vier rechten, die je per medewerker aanzet bij Mensen › Medewerkers:

• Kasscherm openen en de kasstand zien: nodig om de Kas aan de kassa te openen.
• Wisselgeld inleggen en geld opnemen: de knoppen Geld erin leggen en Geld eruit halen.
• De kas opmaken en afsluiten: de knoppen Kas opmaken en tellen en Dag afsluiten.
• Pinnen voor contant.

Standaard hebben een Leidinggevende en een Beheerder ze. Het recht alleen is niet genoeg: de kas vraagt altijd een gebruikerscode en een pincode, dus de medewerker moet zich met Gebruikerscode en dan pincode aanmelden. Staat er aan de kassa 'Niemand van deze club kan dit openen', dan is er geen medewerker met een code én dit recht.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code? · Hoe pas ik de rechten van één medewerker aan? · Hoe beoordeel ik de kasverschillen?

Wie mag aan de kassa een openstaande bon corrigeren?

Een regel van een openstaande bon halen, of een lege bon uit de lijst aan de bar halen, valt onder het recht Een regel van een bon halen of een lege bon weghalen. Sinds versie 1.86.0 hebben een Leidinggevende en een Beheerder dat standaard; daarvoor alleen de beheerder.

Een leidinggevende die de standaard van zijn rol volgt, heeft het dus vanzelf. Staan zijn vinkjes met de hand, of wil je het hem juist niet geven, klik dan bij Mensen › Medewerkers op die medewerker, haal het vinkje weg bij Volg de standaard van de rol, zet het vinkje bij dit recht zoals je wilt en klik op Opslaan.

Ook hier vraagt de kassa een gebruikerscode en een pincode, dus de medewerker moet met een code aanmelden. Een regel van de bon halen vraagt om een reden, en die blijft in de administratie staan.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Hoe pas ik de rechten van één medewerker aan? · Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code?

Wie mag aan de kassa de apparaten instellen?

Op de kassa zitten achter Beheer twee knoppen met een slot:

• Apparaten instellen vraagt het recht De apparaten instellen: printer, lade, paslezer, kastje.
• Lade testen vraagt het recht De lade openen zonder verkoop.

Standaard hebben een Leidinggevende en een Beheerder beide rechten. Het slot vraagt een gebruikerscode en een pincode, dus de medewerker moet met een code aanmelden. De apparatuur nakijken, een proefbon en de computer afsluiten kan iedereen. De rechten zet je per medewerker bij Mensen › Medewerkers.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Hoe pas ik de rechten van één medewerker aan? · Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code?

Een medewerker stopt. Hoe haal ik hem van de kassa?

Verwijderen kan niet; je zet hem op non-actief. Dan kan hij zich niet meer aanmelden aan de kassa, en alles wat hij eerder heeft aangeslagen blijft op zijn naam staan.

1. Ga naar Mensen › Medewerkers en klik op de medewerker.
2. Haal het vinkje weg bij Actief.
3. Klik op Opslaan.

Komt hij terug, zet Actief dan weer aan. Had hij een gebruikerscode, dan kijkt TB-POS eerst of die intussen niet aan iemand anders is gegeven.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Kan ik de naam van een medewerker wijzigen? · Iemand stopt in het bestuur. Hoe haal ik hem uit het portal?

Kan ik de naam van een medewerker wijzigen?

Nee, dat kan (nog) niet in het portal. Bij een medewerker kun je de rol, de pincode, de manier van aanmelden, de rechten en Actief wijzigen, maar niet de naam.

Staat de naam echt verkeerd, zet de oude medewerker dan op non-actief en maak een nieuwe aan met de goede naam. Doe het in die volgorde als je dezelfde gebruikerscode wilt houden: een code van een non-actieve medewerker is weer vrij. Wat de oude al heeft aangeslagen, blijft onder de oude naam staan.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Een medewerker stopt. Hoe haal ik hem van de kassa? · Hoe voeg ik een medewerker toe?

Waarom staat een medewerker niet op de kassa?

Loop deze punten na bij Mensen › Medewerkers:

• Meldt hij zich aan met Gebruikerscode en dan pincode? Dan staat zijn naam met opzet niet in de lijst. Hij typt zijn gebruikerscode en daarna zijn pincode.
• Heeft de club bij Instellingen gekozen voor Alleen met code en pincode? Dan staan er helemaal geen namen op de kassa, en heeft iedereen een code nodig.
• Staat er in de kolom Status actief? Wie non-actief is, kan zich niet aanmelden.
• Is hij net toegevoegd? De kassa haalt nieuwe en gewijzigde medewerkers vanzelf op, meestal binnen een minuut.
• Heeft de kassa internet? Zonder internet toont de kassa de lijst van de laatste keer dat hij verbinding had. De wijziging komt pas door als het internet terug is.

Staat er helemaal niemand, dan zegt de kassa dat er nog niemand in de medewerkerslijst van de club staat.

In het clubportal: Mensen › Medewerkers

Zie ook: Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code? · Een medewerker stopt. Hoe haal ik hem van de kassa? · Hoe meld je je aan op de kassa?