Instellingen

Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?

Bij Instellingen › Instellingen staat wat voor alle kassa's van de club geldt:

• Aan de bar: aanmelden en of er namen op het aanmeldscherm staan, de oefenmodus, het wisselgeld en wanneer een kasverschil groot is, de redenen om weg te boeken, op de bon zetten met een eventueel maximum, en vanaf welk ingetikt bedrag de kassa nog een keer vraagt.
• Geld en boekhouding: saldo op ledenpassen, consumptiemunten, het boekjaar, en sponsoring, entree en verhuur voor de fondsenwervingsgrens.
• Uiterlijk: licht of donker.

De kassa's nemen een wijziging over bij de eerstvolgende synchronisatie. De beheerder mag alles wijzigen. De penningmeester wijzigt alles wat met geld te maken heeft; aanmelden, de oefenmodus en hoe de kassa eruitziet, doet de beheerder. Het bestuur kan alleen kijken. Wat er op de bon staat, regel je bij Gegevens op de bon.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Wat zijn de vier stappen bij de eerste keer inloggen? · Hoe zet ik de naam en het adres van de club op de bon?

Wat zijn de vier stappen bij de eerste keer inloggen?

Een beheerder die voor het eerst inlogt bij een nieuwe club, krijgt eerst vier korte stappen: Boekjaar en btw, Achter de bar, Op de bon en Kas en munten. Elke stap heeft een standaardwaarde; alleen bij de btw-vraag moet je zelf kiezen.

Elke stap wordt meteen opgeslagen. Sluit je halverwege af, dan ga je de volgende keer verder bij de stap waar je was, met je eigen antwoorden al ingevuld. Met Klaar — naar het portal is het af, en komt de inrichting niet meer terug.

Logt eerst iemand anders in, dan ziet die een melding dat een beheerder de instellingen moet afronden. Aanslaan kan intussen gewoon.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Waar stel ik in of onze club btw afdraagt? · Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?

Waar stel ik in of onze club btw afdraagt?

Dat kies je in de eerste stap van de inrichting, bij de eerste keer inloggen: Ja, wij dragen btw af of Nee, wij zijn vrijgesteld. Twijfel je, kies dan ja en vraag het je boekhouder.

Kies je vrijgesteld, dan verdwijnt de btw overal: geen tarief bij de artikelen, geen btw en geen btw-nummer op de bon, en geen btw-aangifte in de rapportage. TB-POS beoordeelt niet of de club werkelijk is vrijgesteld.

Op het scherm Instellingen staat deze keuze niet. Moet hij later anders, neem dan contact op met je leverancier.

Zie ook: Wat zijn de vier stappen bij de eerste keer inloggen? · Welk btw-tarief kies ik bij een artikel?

Hoe zet ik het portal of de kassa op licht of donker?

Bij Instellingen › Instellingen, onder Weergave:

• Dit portal: Licht of Donker. Je ziet het meteen.
• De kassa's: Donker of Licht. De kassa's nemen het binnen een minuut over.

Het is één keuze voor de hele club: iedereen ziet hetzelfde. De stand van de kassa's kiest de beheerder. De kassa staat standaard donker, wat rustig is voor een scherm dat de hele avond aanstaat. Het portal staat standaard licht. Staat een kassa bij een raam of in een lichte zaal, dan leest licht beter.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?

Moet een vrijwilliger zich aanmelden voordat hij kan aanslaan?

Dat kies je bij Instellingen › Instellingen, onder Aanmelden aan de bar: zet Aanmelden met pincode op Verplicht of Niet verplicht.

Met aanmelden staat bij elke bon wie hem aansloeg. Zonder aanmelden gaat het sneller, maar staat er geen naam bij de bon, en is bij een kasverschil niet te herleiden wie er achter de bar stond. Deze keuze maakt de beheerder.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Kunnen de namen van het aanmeldscherm van de kassa af? · Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?

Kunnen de namen van het aanmeldscherm van de kassa af?

Ja. Bij Instellingen › Instellingen, onder Aanmelden aan de bar, zet je Namenlijst op het aanmeldscherm op Alleen met code en pincode. Dan staan er op de kassa geen namen meer om aan te tikken; iedereen typt zijn gebruikerscode en daarna zijn pincode. Standaard mogen namen worden aangetikt.

Wie zich tot nu toe met zijn naam aanmeldde, kan dan niet meer aanmelden. Het portal zegt om wie het gaat; geef hun een gebruikerscode en pincode bij Medewerkers. Deze keuze maakt de beheerder.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Wat is het verschil tussen aanmelden met naam en met een code? · Moet een vrijwilliger zich aanmelden voordat hij kan aanslaan?

Hoe stel ik in hoeveel wisselgeld er in de lade blijft?

Bij Instellingen › Instellingen, onder Kas en dagafsluiting: vul Wisselgeld dat in de lade blijft in en klik op Opslaan. Het mag tussen € 0 en € 1.000 zijn.

Bij het afsluiten van de dag doet de kassa met dit bedrag een voorstel voor wat er blijft liggen; aan de bar is dat per briefje en munt aan te passen. Past het niet precies, dan blijft er iets minder achter, nooit meer.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Kan ik zelf kiezen vanaf welk bedrag een kasverschil groot heet? · Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?

Kan ik zelf kiezen vanaf welk bedrag een kasverschil groot heet?

Ja. Bij Instellingen › Instellingen, onder Kas en dagafsluiting: vul bij Een kasverschil is groot vanaf een bedrag in, tussen € 0 en € 1.000, en klik op Opslaan. Leeg laten is € 5,00, de standaard.

Een verschil tot en met dat bedrag meldt de kassa bij het tellen rustig, een groter verschil nadrukkelijk. Vastgelegd wordt elk verschil, hoe klein ook; de grens bepaalt alleen hoe de melding eruitziet. Dit mogen de beheerder en de penningmeester.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Er is een kasverschil. Wat betekent dat en wat nu? · Hoe stel ik in hoeveel wisselgeld er in de lade blijft?

Hoe stel ik de redenen in om een bon weg te boeken?

Bij Instellingen › Instellingen, onder Wegboeken: vul bij Reden toevoegen een reden in, bijvoorbeeld scheidsrechters, en klik op Toevoegen. Met Weghalen gaat een reden eraf. Er kunnen hoogstens twaalf redenen staan, van elk hoogstens 40 tekens.

Aan de bar kiest iemand een van deze redenen; de bon telt dan niet mee in de omzet, maar staat per reden in het overzicht. Zolang er geen reden is ingesteld, staat de knop voor wegboeken niet op de kassa.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?

Kan ik op de bon zetten aan de bar uitzetten?

Ja. Bij Instellingen › Instellingen, onder Op de bon, zet je Op de bon zetten toestaan op Aan of Uit.

Let wel: op de rekening zetten stelt de omzet niet uit. De omzet en de btw horen bij de dag van de bon; wat openstaat is alleen de betaling.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Kan ik een maximum zetten op wat er op iemands bon openstaat? · Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?

Kan ik een maximum zetten op wat er op iemands bon openstaat?

Ja. Bij Instellingen › Instellingen, onder Op de bon: vul bij Hoogstens op één bon een bedrag in en klik op Opslaan. Leeg laten is geen maximum; zo staat het standaard.

Komt er door een nieuwe bon meer open te staan dan het maximum, dan weigert de kassa en zegt hij hoeveel er dan zou openstaan. Reken eerst iets af, of pas het maximum aan. Wat er al op een bon staat, blijft gewoon staan. Dit mogen de beheerder en de penningmeester.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Kan ik op de bon zetten aan de bar uitzetten? · Hoe zet ik een bestelling op naam, om later te betalen?

Hoe zet ik consumptiemunten aan?

Bij Instellingen › Instellingen, onder Consumptiemunten:

1. Zet Munten gebruiken op Aan.
2. Vul bij Wat is één munt waard? het bedrag in, bijvoorbeeld 1,50, en klik op Opslaan.

Hoeveel munten een artikel kost, zet je per artikel in de kolom Munten bij Artikelen en prijzen. Aan de bar kan er met munten worden betaald als munten aanstaan, de muntwaarde boven nul is en elk artikel op de bon een muntprijs heeft.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Hoe stel ik in hoeveel consumptiemunten een artikel kost? · Hoe verkoop ik consumptiemunten aan de bar?

Kan de kassa nog een keer vragen als iemand een hoog bedrag intikt?

Ja. Bij Instellingen › Instellingen, onder Een bedrag intikken: vul bij Nog een keer vragen vanaf een bedrag in en klik op Opslaan. Leeg laten is nooit vragen; zo staat het standaard.

Tikt iemand aan de bar bij een artikel met een vrij bedrag dit bedrag of meer in, dan vraagt de kassa eerst Klopt dit bedrag?. Zo valt een typefout van € 5 die € 500 wordt op, voordat hij op de bon staat. Dit mogen de beheerder en de penningmeester.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Waarom vraagt de kassa of het bedrag dat ik intikte klopt? · Kan de vrijwilliger zelf een bedrag intikken bij een artikel?

Hoe stel ik in wanneer ons boekjaar begint?

Bij Instellingen › Instellingen, onder Boekjaar: kies bij Het boekjaar begint in de maand. Veel sportclubs tellen in seizoenen, van 1 juli tot en met 30 juni.

De rapportage rekent met dit boekjaar. De btw-aangifte blijft op kalenderkwartalen lopen; dat is geen keuze van de club.

In het clubportal: Instellingen › Instellingen

Zie ook: Welke instellingen kan ik voor de club kiezen?