Bewaren en downloaden

Welke overzichten kan ik downloaden, en in welk formaat?

Onder de Dagstaat, het Kasboek, het Kassajournaal en de Btw-aangifte staat Downloaden als, met de knoppen PDF, Excel en CSV. Het bestand gaat over dezelfde periode als op het scherm.

• De PDF is om te bewaren of af te drukken.
• Excel is om zelf mee te rekenen.
• CSV is om in een ander programma in te lezen; hij opent ook goed in een Nederlandse Excel.

De boekingen voor de boekhouding download je bij Geld › Boekhoudkoppeling, en alles in één bestand bij Fondsenwerving, onder Export voor de accountant. De andere tabbladen hebben geen downloadknop.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoe maak ik een export voor de accountant of de Belastingdienst? · Hoe maak ik het importbestand voor ons boekhoudpakket?

Hoe maak ik een export voor de accountant of de Belastingdienst?

1. Ga naar Geld › Rapportage en kies Fondsenwerving.
2. Kies onder Export voor de accountant de periode met Van en Tot en met.
3. Klik op Auditfile downloaden.

Je krijgt één bestand met alles uit die periode, niets samengevat: elke bon, elke regel en elke kasmutatie, met de controle op gaten in de nummering per kassa. Het volgt nog niet het officiële formaat van de auditfile voor kassasystemen; dat staat ook op het scherm. Overleg met je accountant of dit bestand voor hem bruikbaar is.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Welke overzichten kan ik downloaden, en in welk formaat? · Hoe lang bewaart TB-POS onze administratie?

Hoe lang bewaart TB-POS onze administratie?

Zolang jullie club in TB-POS staat, blijft alles bewaard. Bonnen, kasmutaties, saldomutaties en wijzigingen worden alleen toegevoegd en nooit overschreven of los gewist, omdat de administratie van een kassasysteem onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar valt. Er is ook geen automatische opruiming na zeven jaar. Alleen de naam, telefoon, e-mail en pas van een lid kun je wissen, door hem te anonimiseren.

De bewaarplicht zelf ligt bij de club. Je kunt overzichten downloaden en een export voor de accountant maken. Wat jullie daarnaast zelf moeten bewaren, bespreek je met je boekhouder.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoe maak ik een export voor de accountant of de Belastingdienst? · Kan ik in het portal een bon wijzigen of verwijderen? · Hoe verwijder ik een lid of zijn gegevens?

Kan ik in het portal een bon wijzigen of verwijderen?

Nee. Een bon wordt nooit gewijzigd of verwijderd, ook niet door een beheerder. Een correctie is altijd een nieuwe boeking die ernaast komt te staan:

• Een verkeerd aangeslagen regel draai je aan de kassa terug met een tegenboeking.
• Een regel van een openstaande bon halen gebeurt aan de kassa, door iemand met het recht om te corrigeren.
• Is er wel geleverd maar nooit betaald, dan draai je in het portal de betaling terug via het Kassajournaal.

Zo blijft altijd te zien wat er oorspronkelijk is aangeslagen en wat er later is gecorrigeerd.

In het clubportal: Geld › Rapportage

Zie ook: Hoe draai ik een betaling terug die nooit is ontvangen? · Wat betekent het tabblad Integriteit? · Wie mag aan de kassa een openstaande bon corrigeren?